Какие модули есть в Битрикс24
Все стандартные модули присутствуют в каждой версии Битрикс24, включая бесплатную. Битрикс24 состоит из таких разделов:
-
Задачи и проекты – здесь вы ведете проектную деятельность, ставите задачи коллегам или себе, учитываете трудозатраты, смотрите сроки выполнения и просроченные задачи;
-
CRM – состоит из клиентов компании, содержит воронку продаж;
-
Диск – аналог Гугл-диска. Сюда загружаются файлы, раздается общий или ограниченный доступ к ним, прикрепляются файлы для модулей CRM или Задачи и проекты;
-
Живая лента – сквозной модуль, куда поступает информация из других модулей. Здесь можно размещать новости для коллег – персонализированные или общие, можно ставить здесь же задачи, создавать опросы, события. Ее удобно просматривать в начале рабочего дня – все новые события системы появятся в ленте;
-
Календарь – сквозной модуль, связан с Задачами и проектами и с CRM, но может существовать и отдельно, без привязки к другим модулям.
Задачи и проекты
Когда мы начинаем работать с задачами и проектами, необходимо сначала создать сами проекты, с которыми в будущем придется работать. Для создания нового или просмотра имеющихся проектов необходимо нажать на «Проекты» в верхнем меню. Проекты делятся на 3 типа:
-
Открытый – виден всем, вступить в него может любой сотрудник, который добавлен в Битрикс24. Такой проект не виден пользователям Экстранета, внешним пользователям;
-
Закрытый – виден только тем, кого в него добавили. Имеются администраторы, модераторы и участники-сотрудники;
-
Внешний проект – сюда можно добавить сотрудников экстранета. Они не являются пользователями вашего портала, не участвуют в подсчете ваших сотрудников, на число которых рассчитана лицензия Битрикс24.
В открытый проект невозможно добавить внешнего сотрудника. Если нужно изменить тип проекта, необходимо перейти в сам проект. Затем нужно нажать «О проекте» - «Редактировать проект». Во вкладке «Дополнительно» можно изменить тип проекта на другой. Изменить тип проекта таким способом может только тот, кто назначен у данного проекта руководителем.
Изменить тип проекта не сможет даже администратор всего портала, эта возможность доступна только руководителю конкретного проекта. Для того, чтобы иметь возможность редактировать абсолютно все проекты, можно назначить одного и того же человека (администратора портала, например) руководителем всех проектов компании.
При создании нового проекта будет также предложено создать новую группу. Группа от проекта отличается тем, что не имеет срока окончания. У групп есть такие же 3 типа, как и у проектов – открытые, закрытые, внешние. Группа будет существовать до тех пор, пока ее вручную не заархивируют. Проект же самостоятельно перейдет в архив после окончания срока его действия.
Если сроки у проекта гибкие и могут меняться, лучше пользоваться группами. В противном случае, если в проекте понадобится поставить задачу, на выполнение которой надо больше времени, чем осталось до дедлайна всего проекта, поставить ее не получится до тех пор, пока руководитель проекта не продлит срок всего проекта.
Чтобы преобразовать уже созданный проект в группу, нужно зайти в раздел «О проекте», затем - «Редактировать проект». Во вкладке «Дополнительно» нужно снять галочку в пункте «Проект». Теперь проект автоматически становится группой.
Проект можно создавать и без заданного конечного срока, но если срок задан, в указанную даты проект будет закрыт и заархивирован.
В каждом проекте содержатся задачи. С этими сущностями могут работать один или несколько сотрудников. Задачи могут отображаться списком или в виде доски канбан. Для каждого проекта доска канбан выглядит по-разному, в зависимости от заданных стадий в данном проекте.
Есть еще один полезный инструмент – Мой план. Здесь можно задать собственный стадии выполнения проекта для каждого сотрудника отдельно. Сюда попадают личные задачи сотрудника, в том числе и те, которые он назначил сам себе. Стадии добавляются легко – при наведении на любую имеющуюся высветится плюсик, кликнув на него, откроется новое поле. Их можно перемещать, редактировать, менять местами, удалять.
Стадии можно настроить роботами. Роботы настраиваются для конкретного проекта и могут упрощать работу сотрудника.
В зависимости от количества стадий и того, на какой из них в настоящее время находится задача, она будет перемещаться по доске канбан.
Редактирование файлов на диске
Файлы лучше хранить на диске проекта. Если любой сотрудник зайдет в проект и отредактирует какой-либо файл, расположенный на диске этого проекта, система зафиксирует это изменение и выдаст сообщение. Если же проводить изменения в документах на своем компьютере и затем загружать новые версии на диск, система не сможет оповестить об изменениях. Лучше пользоваться файлами на диске – тогда работает контроль версий. В комментариях к задаче появляется сообщение: Сотрудник (фамилия) загрузил новую версию файла. Во все задачи, к которым относится данный файл, поступит аналогичная информация.
Роли в задачах
В задачах есть 4 роли:
-
Постановщик – тот, кто поставил задачу;
-
Ответственный – тот, кто задачу будет исполнять. По умолчанию устанавливается постановщик задачи, это нужно будет изменить. Для одной задачи можно добавить сразу двух исполнителей, но действовать нужно одним из двух вариантов:
-
Добавить одного ответственного, а остальных – соисполнителями. В этом случае у всех одинаковые права в задаче;
-
Добавить двух и более ответственных, вводя их фамилии через запятую в нужном поле.
-
Соисполнитель – равен ответственному, но подставляется в другое поле. Сделано для того, чтобы структурировать ответственность сотрудников – один несет полную ответственность, остальные – участвуют в решении задачи. Соисполнителей может быть неограниченное количество;
-
Наблюдатель – тот, кто имеет доступ к просмотру задачи. Их может быть неограниченное количество. Наблюдатель не может закрывать задачу, менять ее статус, но может оставить там комментарий. Он также видит все комментарии, статусы исполнения.
Когда добавляются две одинаковые задачи на разных исполнителей, и нужно сделать так, чтобы один сотрудник не знал, что второй выполняет такую же задачу – в поле Ответственный вписываются несколько фамилий. В этом случае система создаст единую корневую задачу, где ответственным будет постановщик. А для каждого ответственного создастся своя собственная задача. Такой подход также удобен тем, что файлы, которые будут прикреплять сотрудники (каждый к своей задаче) не будут видны другим Ответственным.
Если же назначается один ответственный, а остальные – соисполнителями, все, что происходит с задачей – комментарии, файлы и т.д. – видят все участники задачи.
Сроки в задачах
У задач имеется крайний срок. К нему можно подвязывать уведомления-роботы. В зависимости от крайнего или истекшего срока, например, могут приходить уведомления руководителю или в живую ленту о том, что задачей никто не занимается. Также просроченные задачи подсвечиваются красным цветом.
Раздел «Планирование сроков» в задачах используется в диаграмме Ганта. Выставленные сроки начала и конца задачи отобразятся во вкладке «Гант». Там же можно настраивать связи и видеть этапы и продолжительность выполняемых задач. Синяя полоса в диаграмме Ганта означает продолжительность задачи.
Крайний срок в задаче влияет на подсветку задачи в общем списке, на создание уведомлений и разных автоматизаций процесса. Управление сроками задачи зависит от проставленных галочек:
-
Сроки определяются сроками подзадач – поставив тут галочку, дату начала и завершения задач уже нельзя будет проставить вручную. Сроки будут заданы автоматически и станут такими же, какие стоят у подзадачи;
-
Разрешить ответственному менять сроки задач – допускает изменения дедлайна исполнителем. Чаще всего такая функция не используется;
-
Пропустить выходные и праздничные дни – позволяет вести нужный подсчет продолжительности задачи. Если поставить галочку – система будет исключать из общего срока в днях и часах нерабочие дни;
-
Принять работу после завершения – отвечает за то, получит ли постановщик уведомление о том, что задача завершена. После простановки тут галочки постановщик должен будет проверить задачу и подтвердить ее завершение. Статус у задачи будет не «завершена», а «ждет контроля». У постановщика отобразятся 2 варианта – принять работу или отправить на доработку. Если такая галочка не будет проставлена, то задача, после завершения работы по ней исполнителем, сразу уйдет в завершенные, а отыскать и проверить ее будет сложно;
-
Автоматически завершать задачу при завершении подзадач – используется, когда завершаются все подзадачи у одной задачи, родительская тоже закроется.
Другие функции в задачах
После блока со сроками находится поле Проект. Здесь можно привязать задачу к конкретному проекту. Задача может существовать автономно, без привязки к какому-то проекту – в этом случае поле остается пустым. Если нужно сменить текущий проект, нажимают на одноименную кнопку – всплывает окно, где перечислены все проекты, в которых вы участвуете или являетесь администратором/модератором. Здесь же можно создать новый проект.
Блок «Учет времени» - поставив здесь галочку, исполнитель получается возможность фиксировать начало и окончание выполнения задачи, а система сама подсчитывает затраченное время. Включенный таймер также записывает трудозатраты конкретного сотрудника во вкладку «Учет рабочего времени». Данная функция актуальна при почасовой работе сотрудников. Рядом есть окошки для проставления рекомендуемого срока на выполнение данной задачи. Например, рекомендовано выполнить задачу за 5 часов, но исполнитель потратил 24 часа. Перерасход времени ни на что не влияет, а только подсвечивает красным затраченное и планируемое время. Так проще понять, что исполнитель не уложился в срок.
Блок «CRM» призван объединить задачу с любой сущностью из модуля CRM. Это может быть компания, сделка, контакт, заказ. Возможно, это кто-то из потенциальных клиентов компании. Например, сотрудник звонил клиенту, и из раздела CRM может переключить в Задачи и проекты и увидеть, какие задачи были сделаны для этого клиента, когда и чем они завершились.
Блок «Сделать подзадачей» используется для того, чтобы создавать иерархию задач.
Блок «Пользовательское поле» - сюда добавляются нужные в компании индивидуальные поля. По кнопке «добавить поле» можно добавить новую строку, а в ней будет число, или дата, или строка текста, или чек-бокс да/нет. Созданное единожды пользовательское поле в одной задаче автоматически появляется во всех других задачах компании.
Блок «Связанные задачи» - здесь можно отметить задачи, связанные с этой.
Блок «Дополнительно» содержит:
-
Напоминание о задаче – здесь можно проставить любую дату;
-
Сделать задачу регулярной – удобно, когда задача повторяется ежемесячно, еженедельно и т.д. Здесь можно установить дату, когда задачу повторять, сколько раз ее повторить и когда завершить повторение;
-
Гант – здесь добавляется задача, которая предшествовала новой, устанавливаемой. В этом случае сохраняется целостность построения диаграммы Ганта;
-
Теги – используются для удобства поиска. Сюда можно писать ключевые слова, по которым удобно искать задачи.
Все поля в карточке задачи можно откреплять и закреплять. Если открепить блок, он спускается вниз, в раздел «Дополнительно».
В задачах может быть чек-лист – список пунктов из задачи. Для пунктов из чек-листа можно добавлять комментарии о том, что его выполняет другой ответственный. После завершения работы по пункту, исполнитель ставит галочку – пункт считается выполненным.
После создания задачи она попадает в общий список задач. При просмотре ее справа есть блок, где содержатся основные показатели KPI – крайний срок, роботы (если есть), стадии, даты, исполнители, постановщики и ответственные.
В нижнем блоке задачи содержатся вкладки «Комментарии», «История», «Время». Файлы прикрепляются в тело задачи постановщиком. А исполнители могут прикреплять свои файлы только через комментарии. Кроме того, они могут загружать обновленные версии через диск проекта. Здесь же есть поле «Напомнить» - его удобно использовать тогда, когда исполнитель не готов немедленно приступить к выполнению, но хочет оставить себе напоминание. При клике можно установить напоминание на определенную дату и время, а также сделать напоминание себе или другим исполнителям.
CRM-маркетинг
Наличие данного модуля зависит от выбранного тарифа Битрикс24. Модуль обеспечивает массовые рассылки – смс или email рассылки. Здесь можно создавать рассылки на основании предыдущей (путем копирования) или создавать по кнопке «Создать рассылку».
Email-рассылки на облачной версии Битрикс24 работают по умолчанию, но имеют некоторые ограничения по количеству рассылаемых писем.
Смс-рассылки работают за счет интеграции с провайдером sms.ru и являются платными. Алгоритм действий такой:
-
Происходит интеграция Битрикс24 с провайдером
-
Подключается номер – личный, компании или 4хзначный;
-
Пополняется счет в системе sms.ru;
-
Создается текст рассылки, загружаются номера телефонов для рассылки.
Если контакты для рассылки не хранились ранее в Битрикс24, можно осуществить загрузку контактов из документа Excel. Для этого его придется немного преобразовать. Для начала в карточке компании в CRM нужно привести все в соответствии с теми полями, которые имеются в Excel. Например, там может быть информация о представителе компании – значит, в карточку необходимо добавить новое поле. Это может быть текст, файл, ссылка, дата, цифры. Настраиваются такие поля в одной карточке, но применяться будут ко всем имеющимся и новым контактам.
Когда все поля созданы, нужно провести тест – выгрузить в Эксель хотя бы одну компанию и проверить, как выглядит выгружаемый файл. Сделать это можно по иконке с шестеренкой, расположенной в правом верхней углу списка всех компаний. Появится выпадающее окно – выбираем «Экспорт компаний в Excel». Предложено будет 2 варианта – выгрузить реквизиты одной компании или всех.
По умолчанию в Битрикс24 есть такие поля в карточке компании, удалить которые будет невозможно. После завершения экспорта файл нужно скачать и открыть. По образу скаченного файла и расположению его полей можно видеть, как и куда вбить новые контакты. После ввода всех реквизитов новых контактов файл сохраняется и загружается обратно в CRM.
Выгружать можно только компании или только контакты. Объединить эти выгрузки возможно при более детальной настройке системы. Внутри каждой карточки компании есть особые метки, которые можно заполнить – тогда система будет группировать карточки по определенным признаками. Например, если отметить во всех компаниях сферу их деятельности, то создать рассылку можно будет потом только по определенному типу деятельности.
База адресов для рассылки может быть выгружена из CRM Битрикс24, а также загружена вручную в поле «Свой набор адресов». Здесь можно создать рассылку не только для клиентов, но и для сотрудников компании.
Для создания email-рассылки удобно использовать уже имеющиеся шаблоны – в понравившемся можно заменить текст и картинку, и красивое письмо готово. Здесь же вставляются персонализированные поля – с ними удобно вставлять конкретное имя получателя. Имя подтягивается из карточки контакта, поэтому прежде, чем запустить рассылку, нужно проверить корректность написания всех имен из группы рассылки.
Обязательным блоком в рассылке должен быть о том, почему адресат получил данное письмо и как он может отписаться от подобных рассылок. Если такого текста не будет, рассылка будет заблокирована почтовыми сервисами.
Отправители рассылки указываются в блоке «Дополнительно». Здесь же проставляются utm-метки, тематика письма. Данные инструменты используются для маркетинга. После перехода получателя по ссылке из письма, на сайте будет указано, с какой метки пришел посетитель.
Для того, чтобы на сайте создать форму, данные из которой будут попадать сразу в Битрикс24, нужно воспользоваться разделом CRM-формы в модуле CRM. При клике на «создать форму» появится окно, где можно задать заголовок, текст формы, задать нужные поля для заполнения посетителем сайта. Затем копируется код этой формы и вставляет на сайт. Если нет возможности вставить на сайт код, можно скопировать только ссылку на страницу с формой – пользоваться такой ссылкой удобно, когда конкурс или рассылка происходит по соцсетям.
Если необходимо создать рассылку в день рождения контакта, необходимо перейти в пункт «Настройки» модуля CRM. В левом меню будет пункт «Роботы и бизнес-процессы». Роботы существуют только в лидах и сделках. Роботов нельзя настраивать на контакты. При помощи создания Бизнес-процесса можно создать новое почтовое событие, создавая новый шаблон. С подобной задачей справится только программист, лучше обратиться за доработкой к специалистам.
Для того, чтобы качественно собирать информацию обо всех клиентах, поставщиках, спонсорах, партнерах, лучше использовать инструмент Лиды. Сюда загружается вся поступившая информация и запросы. Не факт, что из этих запросов получится сотрудничество, но иметь данные важно. Например, лидом становится клиент, обратившийся за потенциальной покупке.
