Отчеты Битрикс24 создаются по готовым шаблонам, в частности пользователю доступно около 2 десятков стандартных вариантов. Стоит заметить, что большинство из них не отвечают персональным потребностям менеджера. К примеру необходимо отобразить количество закрытых сделок, приходящихся на каждого менеджера за неделю или месяц. В конфигурации существует подходящий отчет с названием "Объем сделок по менеджерам". Однако, он характеризуется одним недостатком в аналитических данных будут учтены и те сделки, которые уже завершены намного раньше отчетного периода, но по ним оставлено сообщение, поступил звонок от клиента, также могут быть включены и те, что планируется завершить в ближайшее время (через неделю или месяцы).
Такая отчетность не позволяет отразить реальное положение дел. Поэтому рассмотрим механизм формирования собственного отчета по определенным параметрам деятельности компании и работников. Для этого потребуется сделать настройку отчетов в Битрикс24, рассмотрим порядок действий в программе.
Создание индивидуального шаблона
Чтобы сформировать такой тип отчета, следует изменить стандартный вариант, предложенный программой, просто нажав кнопку "Копировать". Вторым способом является разработка нового - посредством выбора клавиши "Добавить отчет".
Пользователь на свое усмотрение может настроить отчеты по различным параметрам деятельности компании: лиды, сделки, товары и счета. Таким образом для программирования отчетов в Битрикс24 с нуля первоначально требуется определиться с базовым показателем, по которому будет составляться отчет.
Рассмотрим первый способ формирования нового отчета на базе "Объем сделок по менеджерам". Это ускорит процесс и позволит детально разобраться из чего состоят отчеты в CRM.
В результате создания копии появляется с настройками. В нем потребуется ввести наименование документа и его описание.
В пункте "Отчетный период" рекомендуется выбрать "За все время" для избежания некорректного отображения статистических сведений. Временной интервал можно указать позднее, воспользовавшись фильтром.
Настройка таблицы
В табличном виде информация предоставляется по столбцам или "Колонкам". Благодаря этому разделу в сводный отчет можно "добавить" различные сведения, включая такие поля как "сделка" и "источник лида". Стрелки в виде уголков позволяют переместить столбец ближе к левой стороне - кнопкой вверх, либо ближе к правой клавишей вниз.
Для обобщения данных возле каждого пункта располагается окно, где ставится галочка, чтобы "Вычислить колонку". Все остальные значения предоставляются в уникальном виде, к таким полям относятся "Ответственный", "Постановщик" и т.д. В частности при составлении отчетности "Объем сделок по менеджерам" приводятся данные общего объема сделок и суммы по ним для каждого работника. По всем пунктам, которые предстоит рассчитывать - выбирается способ исчисления.
Программа применяет стандартные названия, для более удобного восприятия информации пользователь может нажав на карандашик для изменения наименования поля. Изображение процента позволяет рассчитать процентное соотношение данных к другому столбцу.
С помощью сортировки можно определить наиболее успешных работников, для этого в аргументе "Доход от выигранных сделок" потребуется установить "по убыванию".
Настройка фильтра
Фильтр позволяет выбрать перечень пунктов, по которым нужно создать отчет. Это полезно для отображения только определенного вида сделок, либо по стадии реализации и по дате завершения. Второй метод предоставляет возможность увидеть исключительно те сделки, что уже закрыты в промежуток между конкретными датами.
Первый пункт характеризует принцип фильтрации по всем критериям или по какому-то определенному. Каждое поле настраивается в зависимости от вида сведений, и после выбираем значение по-умолчанию. Наличие технических аргументов "плюс" и "минус" позволяет добавить дополнительные или удалить представленные строчки.
Так как «Стадия сделки» подразумевает наличие нескольких этапов, а в отчете необходимо отразить количество успешных, то следует выбрать значение "Равно". Для предотвращения путаницы следует поле для галочки оставить пустым.
Логический аргумент "И / Или" предназначен для добавления условий фильтрации. Этот параметр следует нажать для ограничения по датам количества завершенных сделок. Далее в группе параметров выбираем “Все из следующих условий выполняются”. В подпунктах устанавливаем значение “Предполагаемая дата закрытия”. При переводе на стадию "закрыта" в автоматическом режиме отобразится в таблице.
В 1 строчке выбираем "> или =" для 2 "< или =", для установки нужного временного интервала. Для настройки фильтра нужно также напротив строк проставить галочки.
Диаграмма и настройки доступа
Визуальное изображение позволяет рассмотреть процентное соотношение всех показателей. В зависимости от потребностей программа может построить различные виды диаграмм. К примеру, столбчатая наглядно отражает величину дохода от заключенных сделок.
Для того, чтобы другие пользователи получили доступ к сводной информации следует добавить имена сотрудников в графу "Общий доступ".
По завершению настройки нужно кликнуть по кнопке "Сохранить отчет". В результате получится готовая аналитическая информация, не перегруженная дополнительными столбцами, и оснащенная красочной диаграммой. Чтобы сделать отчет за определенный промежуток необходимо в фильтре выбрать соответствующие параметры.